แนวทางการจัดตั้งคณะทำงานรับผิดชอบโครงการต่างๆ

ปิยะชัย  จันทรวงศ์ไพศาล

[email protected], [email protected]

ด้วยประสบการณ์การตรวจประเมินและการฝึกอบรมให้กับหลายๆบริษัทเป็นจำนวนมาก ผู้เขียนค่อนข้างจะอึดอัดใจกับหลายองค์กรเหลือเกินที่ทำโครงการต่างๆมากมายโดยไม่ทราบว่าทำไปแล้วจะได้ประโยชน์อะไร และคุ้มค่าต่อการลงทุนในโครงการนั้นๆหรือไม่ จริงอยู่หลายโครงการได้รับการสนับสนุนจากหน่วยงานอื่นๆคงประหยัดงบประมาณไปพอสมควร แต่การลงทุนที่ไม่เป็นตัวเงิน (Non-financial investment) เช่น การสูญเสียเวลาในการฝึกอบรม, การประชุมดำเนินงาน, ค่าเดินทาง, ค่าดัดแปลงหรือการบำรุงรักษาอุปกรณ์เครื่องจักรที่เพิ่ม, ค่าต่ออายุใบรับรองในปีถัดๆไป ฯลฯ ไม่ได้นำมาคิดประเมินด้วย  เพราะโดยมากจะคิดเฉพาะเงินที่จ่ายในรอบการทำโครงการนั้นเพียงปีแรกครั้งเดียว ไม่ได้คิดถึงการบำรุงรักษาระบบให้ยั่งยืน ด้วยเหตุนี้จึงไม่แปลกใจเลยว่า แม้บางองค์กรจะประสบผลสำเร็จตามโครงการที่เข้าร่วมมากมาย แต่ไม่สามารถพัฒนาระบบการบริหารจัดการให้ดีขึ้นเรื่อยๆอย่างยั่งยืน

ประเด็นสำคัญ คือ บุคลากรที่มีอยู่อย่างจำกัด ก็มักจะเป็นชุดเดิมๆ มีกี่โครงการ ก็ใช้คณะทำงานกลุ่มนี้ เพราะเห็นว่า “เวิร์ค” ที่สุดแล้ว ฝ่ายบริหารอย่าลืมนะครับว่า ภาระงานที่เพิ่ม ควรแปรผันตามค่าตอบแทนที่ควรเพิ่มขึ้นตาม เมื่อใดก็ตามที่เกิดการเปรียบเทียบระหว่างช่องว่างผลตอบแทนที่คาดหวัง กับผลตอบแทนที่ได้รับจริง กับ ภาระงานที่เพิ่มขึ้น ไม่สมดุลกัน จะเป็นจุดเริ่มต้นของการสูญเสียพนักงานที่มีฝีมือจากองค์กร การกระจายความรับผิดชอบและการสร้างคณะทำงานจึงควรนำมาพิจารณา ดังนั้น ผู้เขียนจึงขอเสนอแนวทางการจัดตั้งคณะทำงานโดยสังเขปดังนี้

หลักเกณฑ์ในการคัดเลือกคณะทำงาน

1.               เลือกคนที่อยู่ในระดับบริหาร อาจจะเป็นผู้จัดการหรืออย่างน้อยควรเป็นพนักงานระดับหัวหน้างานขึ้นไป โดยเฉพาะการแต่งตั้งหัวหน้าโครงการต้องเป็นผู้บริหารที่มีอาวุโส หรือมีบารมีเพียงพอต่อการชี้นำภาระงานให้เป็น “ผู้นำโครงการ (Project leader)”  ทำไมต้องเป็นผู้บริหาร ? เพราะการตัดสินใจบางเรื่องอาจจะต้องใช้ความสามารถและอำนาจของพนักงานระดับผู้บริหาร ส่วนคณะทำงานท่านอื่นๆก็ควรคัดเลือกจากพนักงานที่มีส่วนรับผิดชอบตามโครงการนั้นๆ

2.               เลือกคนที่มีทัศนคติที่ดีและเต็มใจช่วยเหลือองค์กร   โดยประสบการณ์ของผู้เขียนจะเลือกคนที่มีทัศนคติที่ดีและเต็มใจช่วยเหลือองค์กรก่อน มากกว่าที่จะเลือกคนที่เก่งๆ ซึ่งผู้เขียนยังคิดว่า คนเราสามารถพัฒนาความเก่งได้ แต่จะพัฒนาความดีนั้นยากนัก  แม้ว่าคนที่มีทัศนคติที่ดีและเต็มใจช่วยเหลือองค์กรจะไม่เก่ง ไม่จบการศึกษาสูงๆ แต่ก็ยังสามารถทักษะความรู้ความสามารถในการบริหารจัดการได้ด้วยการฝึกฝนตนเองและใส่ใจในการเรียนรู้

3.               เลือกคนที่สามารถบริหารจัดการเวลาได้ ไม่ใช่คนที่มีเวลาว่างหรือมีงานน้อยๆ  ห้ามเลือกคน เพราะ “เห็นว่า คนนั้นว่าง” โดยเด็ดขาด และไม่ใช่คนที่มีงานเยอะจนล้นมือ ไม่สามารถจัดสรรเวลาได้  ผู้เขียนขอย้ำว่า อย่าเลือกคนที่มีเวลาว่างมากๆ เพราะคิดว่าจะให้ช่วยทำงานจนเต็มมือ  โดยทั่วไป คนที่มีเวลาว่างมากๆ อาจจะเกิดจากความไม่ไว้วางใจให้ทำงานจากผู้บังคับบัญชา หรือ มีปัญหาการทำงานร่วมกับผู้อื่น

4.               เลือกคนที่ใฝ่เรียนรู้และพร้อมที่จะพัฒนาตนเอง   ด้วยเหตุผลที่ว่าทุกโครงการด้านการบริหารไม่ใช่ทำครั้งแรกครั้งเดียวแล้วจบสมบูรณ์โดยสิ้นเชิง  หากแต่มีการติดตามผล การรายงาน การประเมินและการธำรงรักษาโครงการให้ต่อเนื่อง ปัญหาและอุปสรรคต่างๆย่อมเกิดขึ้นตลอดเวลา การหมั่นเรียนรู้และพัฒนาตนเองจะช่วยเสริมสร้างให้คณะทำงานร่วมมือกันจัดทำโครงการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น บางครั้งผู้เขียนเคยเห็นองค์กรบางแห่งสูญเสียโอกาสอันดีในเชิงธุรกิจเพียงเพราะผู้บริหารไม่กระหายจะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ผู้บริหารบางท่านยังใช้คอมพิวเตอร์ไม่เป็นและไม่คิดจะเรียนรู้การใช้ด้วย  โลกของเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงไปรวดเร็วมาก เราต้องก้าวทันโลกยุคใหม่และนำมาปรับใช้อย่างเหมาะสม

5.               เลือกคนที่มีมนุษยสัมพันธ์ ควรจะเป็นผู้ที่มีประสบการณ์และ “เก๋า” พอสมควร เพราะจะมีบารมีที่สามารถโน้มน้าวผู้อื่นๆให้ทำงานเพื่อองค์กรได้  คำว่ามีมนุษยสัมพันธ์ดีไม่ใช่เป็นคนที่พูดมากพูกเก่งนะครับ คนพูดมากพูดเก่ง อาจจะเป็นประเภท “ดีแต่พูด” แต่ทำงานทำการไม่เป็นก็มีนะครับ หากแต่เป็นคนที่มีจิตใจดี เข้ากับคนอื่นๆได้โดยง่าย และยืนอยู่ในหลักการของตนอย่างแน่วแน่ ไม่เอนเอียงครับ แม้ว่าจะเข้ากับคนอื่นๆได้ง่าย แต่ใครพูดอะไรก็เฮโลไปทางนั้น จุดยืนของตนไม่มี แบบนี้เรียกว่า “คนโลเล” ครับ ประเด็นสำคัญคือเราเลือกใช้คนเหล่านี้เพื่อการประสานงาน “ไม่ใช่ “ประสางา” กับหน่วยงานอื่นๆนะครับ

แน่นอนที่สุด หลักเกณฑ์ที่ผู้เขียนให้ไว้สามารถใช้เป็นแนวทางคัดเลือกพนักงานที่จะมาทำงานในโครงการต่างๆแต่สามารถยืดหยุ่นได้ตามวัฒนธรรมและโครงสร้างขององค์กร คณะทำงานควรจะประกาศแต่งตั้งอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อสื่อสารให้พนักงานภายในองค์กรทราบว่า ขณะนี้และในอนาคตองค์กรกำลังจะริเริ่มดำเนินการอะไร อย่างไรต่อไป และควรกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบของคณะทำงานให้ชัดเจน เพื่อเป็นกรอบในการทำงานต่อไป

*****End of Article*****